środa, 14 października 2015

O co chodzi w podejmowaniu decyzji?


  
"Deliberandum est saepe, statuendum semel"
- Horacy
(Rozważać trzeba wiele razy, postanawiać raz)


Podejmowanie decyzji to proces WARTOŚCIOWANIA, rozważania (badania) relacji pomiędzy różnymi rozwiązaniami i dokonanie wyboru, który jest - z punktu widzenia osoby decydującej – wyborem najbardziej użytecznym czy też najbardziej wartościowym. Zatem zalecenia psychologów "nie oceniamy / nie wartościujemy" nie ma tutaj kompletnie zastosowania i to niezależnie od tego, czy chodzi o decyzje co do działań, przedmiotów czy ludzi - nie można uciec od oceny.

W procesie podejmowania decyzji można wyróżnić cztery zasadnicze etapy. Po pierwsze trzeba właściwie zidentyfikować sytuację decyzyjną, czyli należy określić problem, zebrać informacje, rozważyć przyczyny, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego w ogóle rozważam jakąkolwiek decyzji. Następnie należy przygotować się do podjęcia decyzji. Łatwe to jednak nie jest. Trzeba bowiem zastanowić się, jak problem rozwiązać, co trzeba zrobić i jakie są możliwe warianty ewentualnych działań. Później przychodzi czas na właściwe podjęcie decyzji. I tu przydałoby się ocenić przyjęte rozwiązanie oraz przełożyć je na działania operacyjne. No i na ostatnim etapie ową decyzję należy zrealizować. Przez pojęcie realizacji rozumiem wyznaczenie osoby działającej (kto), środki (co, ile), czas (jak długo), sposób kontroli oraz samą kontrolę skutków i zmian (także odchyleń od zakładanego wcześniej efektu końcowego).






Podjęcie decyzji jest zatem dość długim procesem, nie zaś prostym wyborem pomiędzy dwiema tylko opcjami A i B. Proces ten świadczy o dojrzałości i odpowiedzialności osób rozważających nie tylko sam wybór ale i jego konsekwencje. Prosty wybór pomiędzy A i B, jakkolwiek będący także jakąś decyzją, czasem podjętą bardzo szybko - świadczy o rutynie. W taki sposób można decydować w sprawach mało istotnych (mniej ważnych, nie - kluczowych itp.), mając już doświadczenie w rozwiązywaniu takich czy innych problemów. Trudno jednakże wymagać szybkości (szybkość tkwi w prostocie!) od kogoś, dla kogo podejmowane decyzje dotyczą spraw fundamentalnych, prawda?
Podejmowanie decyzji 2.0

Podjęcie decyzji - jak wiecie - nie zawsze przychodzi łatwo i nie zawsze niesie ze sobą pozytywny skutek. Do porażki mogą przyczynić się różne czynniki jak na przykład brak lub nadmiar informacji, zła kondycja psychofizyczna, presja czasu, intuicyjne lub racjonalne podejście do problemu, itp. W sytuacji biznesowej często dysponuje się ograniczonym zasobem informacji, decyzje trzeba podjąć szybko, zaś same decyzje często związane są z trudnymi wyborami i trzeba mieć na uwadze także ich konsekwencje. Biorąc pod uwagę czasy obecne należy uznać, że na rozważanie decyzji mamy coraz mniej czasu właśnie :)

Przywódca myśląc strategicznie przywódca nie działa jednak pochopnie, ale podejmuje decyzje gromadząc i systematyzując informacje. Tworzy on (lub domaga się tego) już na początku wiele opcji, różnorodności dróg i rozwiązań i stawia opór wobec myślenia "0-1" w odniesieniu do problemu. Decyzje w rodzaju "tak-nie" zamykają możliwości jakie niesie ze sobą skomplikowana sytuacja, zatem może jednak niech decyzja będzie bardziej rozbudowana, na tyle, aby uchwycić zależności celów długookresowych od działań obecnych?
Usystematyzowanie nie tylko zbioru informacji ale i samego procesu decyzyjnego pozwala połączyć rzetelność z szybkością działania. Dzięki temu zyskujemy też możliwość podejmowania decyzji zgodnych ze swoimi przekonaniami a co za tym idzie, łatwiej będzie znieść odpowiedzialność za podejmowane w związku z tymi decyzjami działania.






Decyzje podejmuje się łatwiej, kiedy uwzględnia się dwie możliwości a nie dziesięć, dwadzieścia czy pięć; kiedy duże decyzje dzieli się na mniejsze (ma to związek z planowaniem); kiedy zarządzasz procesem decyzyjnym, rozważasz możliwości i obawy innych, czyli kiedy komunikuje się "na jakim etapie podjęcia decyzji jestem"; kiedy jasno określisz, kto współdecyduje, od czyjej opinii uzależniasz podjęcie decyzji; kiedy uwzględnisz eksperymenty z obszaru, którego decyzja ma dotyczyć.
Kto podejmuje decyzje?

Podejmowanie decyzji oczywiście jest nieuniknione. Jednakże coraz częściej i coraz trudniej owe decyzje podejmować. Problem w tym, że pojawia się – jak już wspomniałam wcześniej - zbyt wiele opcji. Pomyślałby ktoś, że mając szeroki zakres możliwości, różnorodność produktów, ofert, propozycji - ten wybór będzie lepszy i bardziej świadomy. Nic bardziej mylnego. Mając zbyt wiele możliwości, unikamy podejmowania decyzji i dokonywania wyborów. Dlatego wielu z nas wychodzi ze sklepu obejrzawszy wiele produktów z asortymentu i żadnego nie kupiwszy.

Dlaczego tak się dzieje? Wielość opcji zmusza do większego wysiłku umysłowego - to może się wielu nie podobać. Brak wiedzy o poszczególnych opcjach zmusza nas również do korzystania z pomocy eksperta, sprzedawcy, poszukiwania wiedzy w Internecie i siłą rzeczy jesteśmy zdani na sugestie innych. Tymczasem przejawiamy przecież potrzebę kontroli nad własnymi decyzjami. Chcemy mieć wpływ na swoje życie i móc posiadać złudną świadomość, że to ja samodzielnie podejmuję decyzje, czyli... przewodzę samemu sobie. I tu znowu, sposoby myślenia i postrzegania sprowadzają nas, domorosłych liderów i korporacyjnych przywódców na manowce. Niedawno PWN opublikowało książkę Barry'ego Schwartza "Paradoks wyboru", autor poruszył w niej kwestię pozorowanej samodzielności w podejmowaniu decyzji.






Większość dobrych decy­zji - jak mówił autor książki podczas wykładu dla TED - wymaga następujących kroków kro­ków:
  1. Ustalić swoje cele;
  2. Określić, jak ważny jest każdy cel;
  3. Przejrzeć moż­li­wo­ści;
  4. Ocenić, jakie jest praw­do­po­do­bień­stwo, że któ­raś z opcji sprawi, że osią­gniesz cel;
  5. Wybrać naj­lep­szą opcję;
  6. Wyko­rzy­stać kon­se­kwen­cje swo­jego wyboru, aby zmo­dy­fi­ko­wać cele, przy­pi­sy­waną im wagę i spo­sób oceny przy­szłych możliwości.

Strasznie dużo pracy z tym podejmowaniem decyzji, prawda? O wiele prościej jest zdać się na decyzje innych ;) Uwzględnianie sugestii innych, pozwalanie na to, aby inni za nas podejmowali decyzje jest o wiele prostsze, niż samodzielne przechodzenie przez proces decyzyjny  i daje jeszcze jedną dodatkową korzyść: jest na kogo zrzucić winę za poczucie źle podjętej decyzji. Coś było za drogie, coś było nieodpowiednie, coś zbyt duże, ciasne, luźne, niepotrzebne, że decyzja została zbyt szybko podjęta, itd.
Co ciekawe, często pozwalamy podejmować innym decyzje za nas i nawet o tym nie wiemy. Tak jest łatwiej. Zachowuje się przy tym poczucie kontroli nad własnymi decyzjami. A my lubimy mieć kontrolę nad tym, co jest "nasze", to kwestia realizacji potrzeby posiadania. Ekonomista Dan Ariely, przedstawiciel nurtu behawioralnego i jednocześnie autor książki "Przewidywalnie nieracjonalni", wyjaśniał w jednym ze swoich wykładów TED jak nierozsądnie i często nieświadomie podejmujemy decyzje.
Lepsze decyzje

To, w jaki sposób podejmujemy decyzje zależy też - na przykład - od okoliczności i samopoczucia. Czasem działamy intencjonalnie, emocjonalnie, czasem przewagę ma myślenie racjonalne. Niekiedy potrzebujemy dowodów, przesłanek chociaż hipotetycznie potwierdzających słuszność podejmowanych decyzji. W zasadzie chodzi przede wszystkim o to, aby optymalnie wykorzystać swoją wiedzę i umiejętności, doświadczenie i... mądrość życiową.

Niektórzy z nas potrzebują wiele czasu, aby rozważyć jakieś decyzje, inni tego czasu potrzebują mniej. Od czego to zależy? Wydaje mi się, że mają na to wpływ pojawiąjące się NOWE okoliczności oraz NOWI ludzie. Problem mają ci, którzy zazwyczaj biorą odpowiedzialność za swoje działania i są skrupulatni we wszystkim, co robią. Cóż, potrzebują więcej czasu - to raz, czasem rozważania muszą / chcą - z powodu nowych okoliczności - zaczynać od zera - to dwa. Czy warto przedłużać proces decyzyjny? Czasem nie warto.

Lepsza decyzja, to większa wydajność w przyszłości. Ale lepsze decyzje są lepsze z perspektywy osoby, która je podejmuje. I to na moment ich podjęcia / realizacji. Jakie będą ich skutki trudno przewidzieć. Można prognozować a dobrą analizą i przy wykorzystaniu wiedzy, doświadczenia, umiejętności i mądrości - zminimalizować ryzyko fiaska. A decyzje lidera? Jeżeli lider pozwoli swoim podwładnym wziąć udział w procesie decyzyjnym, to będą oni partycypować w kosztach, sukcesie, ale i w porażce. Wspólne decyzje, tak wydaje mi się, dają więcej korzyści. Ale przecież nie zawsze istnieje możliwość czy nawet konieczność wspólnego decydowania. Często decyzje trzeba podejmować samodzielnie. I nie należy się tego bać!

Nie podejmuj decyzji w stresie!

Nigdy jednakże nie należy podejmować decyzji będąc pod działaniem stresu, choć często tak właśnie jest. Stres powoduje zachwiania emocjonalne, nerwowość, niepewność, nawet stany depresyjne, brak równowagi wewnętrznej. To wszystko gmatwa obraz rzeczywistości, nie jesteś w stanie myśleć zdroworozsądkowo. Jesteś całkowicie bezbronny i narażony na ataki emocjonalnych wampirów obojga płci... Jak w takiej sytuacji podjąć jakąkolwiek decyzję?






W procesie decyzyjnym trzeba być w pełni świadomym własnych myśli, tego co się dzieje w Tobie i w otoczeniu - konieczna jest kontrola. Nie jest ona osiągalna w gniewie, zdenerwowaniu czy pośpiechu. Szybkość jest atutem w biznesie, ale trzeba wiedzieć, kiedy zwolnić. Nie zawsze szybkość przyniesie dobry skutek. Przecież musisz dać sobie czas na przeanalizowanie sytuacji, ewentualnych szans, potrzeb, możliwości... Byłoby nieodpowiedzialne z Twojej strony pędzić na oślep, nie zważywszy przy tym, ile osób skrzywdzisz decyzją podjętą zbyt pochopnie.
Emocje, emocje, emocje... Pewnie, są sytuacje, że pomimo stresu, bardzo silnego, musisz o czymś pilnie zdecydować. To są jednak wyjątkowe sytuacje. Jakieś awarie, pożary, klęski, wypadki. W takich przypadkach możesz i powinieneś myśleć i działać bardzo szybko. Pamiętaj też, że ktoś może celowo wprowadzać Cię w stan stresu i emocjonalnego rozedrgania. Zatem bądź ostrożny/a i rozważny/a :) Romantyzm pozostaw bohaterom powieści. Daj sobie czas na uspokojenie myśli.
Nie powracaj do dawnych decyzji ;)

Wielu ludzi popełnia również błąd powracania myślami do dawnych decyzji. Po co bez końca rozważać, co by było, gdybym wybrał/-a inną opcję? Ma to sens jedynie wtedy, kiedy ktoś analizuje własne błędy i sukcesy, kiedy UCZY SIĘ. Zauważyłam jednakże, że bardzo trudno jest odciąć się od takiego szkodliwego rozważania dla samego rozważania... A i bywa tak, że towarzyszą temu niepotrzebne emocje.

Rozważanie wciąż tych samych złych decyzji, nie - wyciąganie wniosków, ale patrzenie na decyzję z perspektywy negatywnych skutków, może doprowadzić do tego, że w ogóle zaczniemy bać się decyzje podejmować. A przecież to takie wydaje się oczywiste: każdy, w jakimś momencie swojego życia żałował podjętej kiedyś decyzji. Świat się wszak nie zawalił, życie toczy się dalej i na tym "dalej" należy się skoncentrować. Uczucie zawodu to jednak nieprzyjemna sprawa. Jak się przed nim uchronić? Należy więcej czasu poświęcać tym decyzjom, które są po pierwsze ważne, po drugie posiadają kilka równie atrakcyjnych opcji, po trzecie są nieodwracalne.

Życzę powodzenia w podejmowaniu jedynie trafnych decyzji!


*** 
Przywódzwo, www.leadership.blox.pl 
J. Penc, Decyzje w zarządzaniu,, Kraków 1997

"Strategiczne przywództwo: niezbędne umiejętności", http://www.hbrp.pl/biblioteka/art.php?id=10607&t=strategiczne-przywodztwoniezbedne-umiejetnosci


Autorka zdjęć: Ida