"Deliberandum
est saepe, statuendum semel"
- Horacy
(Rozważać trzeba wiele
razy, postanawiać raz)
Podejmowanie decyzji to proces WARTOŚCIOWANIA, rozważania (badania) relacji
pomiędzy różnymi rozwiązaniami i dokonanie wyboru, który jest - z punktu widzenia
osoby decydującej – wyborem najbardziej użytecznym czy też najbardziej wartościowym.
Zatem zalecenia psychologów "nie oceniamy / nie wartościujemy" nie ma
tutaj kompletnie zastosowania i to niezależnie od tego, czy chodzi o decyzje co
do działań, przedmiotów czy ludzi - nie można uciec od oceny.
W procesie podejmowania decyzji można wyróżnić cztery zasadnicze etapy. Po
pierwsze trzeba właściwie zidentyfikować sytuację decyzyjną, czyli należy
określić problem, zebrać informacje, rozważyć przyczyny, trzeba odpowiedzieć
sobie na pytanie, dlaczego w ogóle rozważam jakąkolwiek decyzji. Następnie należy
przygotować się do podjęcia decyzji. Łatwe to jednak nie jest. Trzeba bowiem
zastanowić się, jak problem rozwiązać, co trzeba zrobić i jakie są możliwe
warianty ewentualnych działań. Później przychodzi czas na właściwe podjęcie
decyzji. I tu przydałoby się ocenić przyjęte rozwiązanie oraz przełożyć je na
działania operacyjne. No i na ostatnim etapie ową decyzję należy zrealizować.
Przez pojęcie realizacji rozumiem wyznaczenie osoby działającej (kto), środki
(co, ile), czas (jak długo), sposób kontroli oraz samą kontrolę skutków i zmian
(także odchyleń od zakładanego wcześniej efektu końcowego).
Podjęcie decyzji jest zatem dość długim procesem, nie zaś prostym wyborem
pomiędzy dwiema tylko opcjami A i B. Proces ten świadczy o dojrzałości i
odpowiedzialności osób rozważających nie tylko sam wybór ale i jego
konsekwencje. Prosty wybór pomiędzy A i B, jakkolwiek będący także jakąś decyzją,
czasem podjętą bardzo szybko - świadczy o rutynie. W taki sposób można
decydować w sprawach mało istotnych (mniej ważnych, nie - kluczowych itp.),
mając już doświadczenie w rozwiązywaniu takich czy innych problemów. Trudno
jednakże wymagać szybkości (szybkość tkwi w prostocie!) od kogoś, dla kogo
podejmowane decyzje dotyczą spraw fundamentalnych, prawda?
Podejmowanie decyzji 2.0
Podjęcie decyzji - jak wiecie - nie zawsze przychodzi łatwo i nie zawsze
niesie ze sobą pozytywny skutek. Do porażki mogą przyczynić się różne czynniki
jak na przykład brak lub nadmiar informacji, zła kondycja psychofizyczna,
presja czasu, intuicyjne lub racjonalne podejście do problemu, itp. W sytuacji
biznesowej często dysponuje się ograniczonym zasobem informacji, decyzje trzeba
podjąć szybko, zaś same decyzje często związane są z trudnymi wyborami i trzeba
mieć na uwadze także ich konsekwencje. Biorąc pod uwagę czasy obecne należy uznać,
że na rozważanie decyzji mamy coraz mniej czasu właśnie :)
Przywódca myśląc strategicznie przywódca nie działa jednak pochopnie, ale
podejmuje decyzje gromadząc i systematyzując informacje. Tworzy on (lub domaga
się tego) już na początku wiele opcji, różnorodności dróg i rozwiązań i stawia
opór wobec myślenia "0-1" w odniesieniu do problemu. Decyzje w
rodzaju "tak-nie" zamykają możliwości jakie niesie ze sobą
skomplikowana sytuacja, zatem może jednak niech decyzja będzie bardziej rozbudowana,
na tyle, aby uchwycić zależności celów długookresowych od działań obecnych?
Usystematyzowanie nie tylko zbioru informacji ale i samego procesu
decyzyjnego pozwala połączyć rzetelność z szybkością działania. Dzięki temu
zyskujemy też możliwość podejmowania decyzji zgodnych ze swoimi przekonaniami a
co za tym idzie, łatwiej będzie znieść odpowiedzialność za podejmowane w
związku z tymi decyzjami działania.
Decyzje podejmuje się łatwiej, kiedy uwzględnia się dwie możliwości a nie
dziesięć, dwadzieścia czy pięć; kiedy duże decyzje dzieli się na mniejsze (ma
to związek z planowaniem); kiedy zarządzasz procesem decyzyjnym, rozważasz
możliwości i obawy innych, czyli kiedy komunikuje się "na jakim etapie
podjęcia decyzji jestem"; kiedy jasno określisz, kto współdecyduje, od
czyjej opinii uzależniasz podjęcie decyzji; kiedy uwzględnisz eksperymenty z
obszaru, którego decyzja ma dotyczyć.
Kto podejmuje decyzje?
Podejmowanie decyzji oczywiście jest nieuniknione. Jednakże coraz częściej
i coraz trudniej owe decyzje podejmować. Problem w tym, że pojawia się – jak już
wspomniałam wcześniej - zbyt wiele opcji. Pomyślałby ktoś, że mając szeroki
zakres możliwości, różnorodność produktów, ofert, propozycji - ten wybór będzie
lepszy i bardziej świadomy. Nic bardziej mylnego. Mając zbyt wiele możliwości,
unikamy podejmowania decyzji i dokonywania wyborów. Dlatego wielu z nas
wychodzi ze sklepu obejrzawszy wiele produktów z asortymentu i żadnego nie
kupiwszy.
Dlaczego tak się dzieje? Wielość opcji zmusza do większego wysiłku
umysłowego - to może się wielu nie podobać. Brak wiedzy o poszczególnych
opcjach zmusza nas również do korzystania z pomocy eksperta, sprzedawcy,
poszukiwania wiedzy w Internecie i siłą rzeczy jesteśmy zdani na sugestie
innych. Tymczasem przejawiamy przecież potrzebę kontroli nad własnymi
decyzjami. Chcemy mieć wpływ na swoje życie i móc posiadać złudną świadomość,
że to ja samodzielnie podejmuję decyzje, czyli... przewodzę samemu sobie. I tu
znowu, sposoby myślenia i postrzegania sprowadzają nas, domorosłych liderów i
korporacyjnych przywódców na manowce. Niedawno PWN opublikowało książkę
Barry'ego Schwartza "Paradoks wyboru", autor poruszył w niej kwestię
pozorowanej samodzielności w podejmowaniu decyzji.
Większość dobrych decyzji - jak mówił autor książki podczas wykładu dla
TED - wymaga następujących kroków kroków:
- Ustalić swoje cele;
- Określić, jak ważny jest każdy cel;
- Przejrzeć możliwości;
- Ocenić, jakie jest prawdopodobieństwo, że któraś z opcji sprawi, że osiągniesz cel;
- Wybrać najlepszą opcję;
- Wykorzystać konsekwencje swojego wyboru, aby zmodyfikować cele, przypisywaną im wagę i sposób oceny przyszłych możliwości.
Strasznie dużo pracy z tym podejmowaniem decyzji, prawda? O wiele prościej
jest zdać się na decyzje innych ;) Uwzględnianie sugestii innych, pozwalanie na
to, aby inni za nas podejmowali decyzje jest o wiele prostsze, niż samodzielne
przechodzenie przez proces decyzyjny i
daje jeszcze jedną dodatkową korzyść: jest na kogo zrzucić winę za poczucie źle
podjętej decyzji. Coś było za drogie, coś było nieodpowiednie, coś zbyt duże,
ciasne, luźne, niepotrzebne, że decyzja została zbyt szybko podjęta, itd.
Co ciekawe, często pozwalamy podejmować innym decyzje za nas i nawet o tym
nie wiemy. Tak jest łatwiej. Zachowuje się przy tym poczucie kontroli nad
własnymi decyzjami. A my lubimy mieć kontrolę nad tym, co jest
"nasze", to kwestia realizacji potrzeby posiadania. Ekonomista Dan
Ariely, przedstawiciel nurtu behawioralnego i jednocześnie autor książki
"Przewidywalnie nieracjonalni", wyjaśniał w jednym ze swoich wykładów
TED jak nierozsądnie i często nieświadomie podejmujemy decyzje.
Lepsze decyzje
To, w jaki sposób podejmujemy decyzje zależy też - na przykład - od
okoliczności i samopoczucia. Czasem działamy intencjonalnie, emocjonalnie,
czasem przewagę ma myślenie racjonalne. Niekiedy potrzebujemy dowodów,
przesłanek chociaż hipotetycznie potwierdzających słuszność podejmowanych
decyzji. W zasadzie chodzi przede wszystkim o to, aby optymalnie wykorzystać
swoją wiedzę i umiejętności, doświadczenie i... mądrość życiową.
Niektórzy z nas potrzebują wiele czasu, aby rozważyć jakieś decyzje, inni
tego czasu potrzebują mniej. Od czego to zależy? Wydaje mi się, że mają na to
wpływ pojawiąjące się NOWE okoliczności oraz NOWI ludzie. Problem mają ci,
którzy zazwyczaj biorą odpowiedzialność za swoje działania i są skrupulatni we
wszystkim, co robią. Cóż, potrzebują więcej czasu - to raz, czasem rozważania
muszą / chcą - z powodu nowych okoliczności - zaczynać od zera - to dwa. Czy
warto przedłużać proces decyzyjny? Czasem nie warto.
Lepsza decyzja, to większa wydajność w przyszłości. Ale lepsze decyzje są
lepsze z perspektywy osoby, która je podejmuje. I to na moment ich podjęcia /
realizacji. Jakie będą ich skutki trudno przewidzieć. Można prognozować a dobrą
analizą i przy wykorzystaniu wiedzy, doświadczenia, umiejętności i mądrości -
zminimalizować ryzyko fiaska. A decyzje lidera? Jeżeli lider pozwoli swoim
podwładnym wziąć udział w procesie decyzyjnym, to będą oni partycypować w
kosztach, sukcesie, ale i w porażce. Wspólne decyzje, tak wydaje mi się, dają
więcej korzyści. Ale przecież nie zawsze istnieje możliwość czy nawet
konieczność wspólnego decydowania. Często decyzje trzeba podejmować
samodzielnie. I nie należy się tego bać!
Nie podejmuj decyzji w stresie!
Nigdy jednakże nie należy podejmować decyzji będąc pod działaniem stresu,
choć często tak właśnie jest. Stres powoduje zachwiania emocjonalne, nerwowość,
niepewność, nawet stany depresyjne, brak równowagi wewnętrznej. To wszystko
gmatwa obraz rzeczywistości, nie jesteś w stanie myśleć zdroworozsądkowo.
Jesteś całkowicie bezbronny i narażony na ataki emocjonalnych wampirów obojga
płci... Jak w takiej sytuacji podjąć jakąkolwiek decyzję?
W procesie decyzyjnym trzeba być w pełni świadomym własnych myśli, tego co
się dzieje w Tobie i w otoczeniu - konieczna jest kontrola. Nie jest ona
osiągalna w gniewie, zdenerwowaniu czy pośpiechu. Szybkość jest atutem w
biznesie, ale trzeba wiedzieć, kiedy zwolnić. Nie zawsze szybkość przyniesie
dobry skutek. Przecież musisz dać sobie czas na przeanalizowanie sytuacji,
ewentualnych szans, potrzeb, możliwości... Byłoby nieodpowiedzialne z Twojej
strony pędzić na oślep, nie zważywszy przy tym, ile osób skrzywdzisz decyzją
podjętą zbyt pochopnie.
Emocje, emocje, emocje... Pewnie, są sytuacje, że pomimo stresu, bardzo
silnego, musisz o czymś pilnie zdecydować. To są jednak wyjątkowe sytuacje.
Jakieś awarie, pożary, klęski, wypadki. W takich przypadkach możesz i
powinieneś myśleć i działać bardzo szybko. Pamiętaj też, że ktoś może celowo
wprowadzać Cię w stan stresu i emocjonalnego rozedrgania. Zatem bądź ostrożny/a
i rozważny/a :) Romantyzm pozostaw bohaterom powieści. Daj sobie czas na
uspokojenie myśli.
Nie powracaj do dawnych decyzji ;)
Wielu ludzi popełnia również błąd powracania myślami do dawnych decyzji. Po
co bez końca rozważać, co by było, gdybym wybrał/-a inną opcję? Ma to sens
jedynie wtedy, kiedy ktoś analizuje własne błędy i sukcesy, kiedy UCZY SIĘ.
Zauważyłam jednakże, że bardzo trudno jest odciąć się od takiego szkodliwego
rozważania dla samego rozważania... A i bywa tak, że towarzyszą temu
niepotrzebne emocje.
Rozważanie wciąż tych samych złych decyzji, nie - wyciąganie wniosków, ale
patrzenie na decyzję z perspektywy negatywnych skutków, może doprowadzić do
tego, że w ogóle zaczniemy bać się decyzje podejmować. A przecież to takie
wydaje się oczywiste: każdy, w jakimś momencie swojego życia żałował podjętej
kiedyś decyzji. Świat się wszak nie zawalił, życie toczy się dalej i na tym
"dalej" należy się skoncentrować. Uczucie zawodu to jednak nieprzyjemna
sprawa. Jak się przed nim uchronić? Należy więcej czasu poświęcać tym decyzjom,
które są po pierwsze ważne, po drugie posiadają kilka równie atrakcyjnych
opcji, po trzecie są nieodwracalne.
Życzę powodzenia w podejmowaniu jedynie trafnych decyzji!
J. Penc, Decyzje
w zarządzaniu,, Kraków 1997
"Strategiczne przywództwo: niezbędne umiejętności",
http://www.hbrp.pl/biblioteka/art.php?id=10607&t=strategiczne-przywodztwoniezbedne-umiejetnosci
Autorka zdjęć: Ida
Autorka zdjęć: Ida