CZYM JEST ZESPÓŁ?
Zespół
niekiedy jest traktowany jako specyficzna grupa społeczna, powiązana formalnymi
i nieformalnymi więziami i wykonująca określone zadania w celu uzyskania
określonej gratyfikacji materialnej i pozamaterialnej. Badacze związani z
naukami o zarządzaniu nadmieniają, że zespół składa się z osób, których
umiejętności wzajemnie się uzupełniają, ponieważ praca zespołu polega na
współpracy a nie - rywalizacji. Sukces
zespołu zaś zależy od każdego z jego członków w równym stopniu. A zatem więzi o
których nadmieniłam odnoszą się do jedności celu, współpracy i
współzależności. Co jest charakterystyczne dla zespołu? Otóż, jak pisze E.
Jędrych [Zarządzanie zasobami ludzkimi dla menedżerów średniego szczebla,
Oficyna a Wolters Kluwer business, Kraków 2007] chodzi przede wszystkim o:
- Podział funkcji lidera (delegowanie uprawnień i zadań, w
zależności od pojawiających się okoliczności);
- Odpowiedzialność osobistą i wspólną/zespołową;
- Zespołowe, ale i samodzielne wyznaczanie celów, bo
zespół sam wyznacza swój indywidualny cel;
- Pracę zespołową;
- Prowadzenie otwartych dyskusji i spotkań poświęconych
aktywnemu rozwiązywaniu problemów;
- Bezpośredni miernik efektywności zespołu, którym jest
ocena wyników wspólnie osiągniętych przez wszystkich członków zespołu;
bo to zespół dyskutuje,
decyduje i wspólnie wykonuje "prawdziwą" pracę.
Można
zatem dojść do wniosku, że najskuteczniejsze zespoły to takie, które stawiają
na różnorodność . Warto jednak chyba ta różnorodność ujarzmić nieco, ponieważ
skrajnie różnice dzielą a nie łączą. Trudno jest zbudować więź i poczucie
współodpowiedzialności pomiędzy skrajnie odmiennymi jednostkami czy
indywidualistami. Zespół to ludzie, którzy ufają sobie wzajemnie i dobrze się w
swoim towarzystwie czują.
FAZY ŻYCIA ZESPOŁU
Faza
orientacji - Jest to pierwsza faza rozwoju zespołu. Charakteryzuje się tym, że
potencjalni członkowie zespołu wyrażają całą gamą uczuć i odczuć, począwszy od
podejrzliwości, niepewności, sceptycyzmu po ciekawość, zaangażowanie i pasję.
Nie wiadomo przecież jeszcze, jak będzie wyglądał podział obowiązków, być może
potencjalni członkowie zespołu nic lub niewiele o sobie wiedzą. Wszystkich
oczywiście łączy oczekiwanie i chęć dopasowania się do nowej sytuacji.
Przynajmniej teoretycznie :) Wiecie jak to jest, mówimy sobie czasem "ach
wpadnę tam, zobaczę, jak to wygląda, o co chodzi" itp. W przypadku zespołu
jest podobnie. Jest to bardzo ważny moment dla lidera zespołu.
Członek grupy zareaguje w jeden z możliwych
sposobów: pozostanie zdystansowany, pełen wątpliwości, a być może nawet
zaprezentuje postawę roszczeniową lub wykaże się pełnym zaangażowaniem i
oddaniem sprawie. Oczywiście jest cała gama postaw pomiędzy tymi skrajnymi
modelami. Wszystko zależy od tego jak postąpi lider, czy właściwie, jasno i
konkretnie objaśni reguły funkcjonowania zespołu czy też nie. Nie powinno być
niedopowiedzeń i niejasności, bo percepcja tych samych treści może być różna u
różnych osób. Uczciwość i jasność sytuacji to taki wentyl bezpieczeństwa dla
zespołu. Jest gwarantem jego żywotności.
Członkowie
zespołu muszą otwarcie podchodzić do współpracy, bez lęku i zgodnie z
posiadanymi umiejętnościami. Ta faza to moment, kiedy członek zespołu
doświadcza własnych oczekiwań wobec współpracy. Podobno poczucie
bezpieczeństwa i klarowność struktury zespołu, zmniejsza lęk i pobudza
inicjatywę. Chyba coś w tym jest... Jeżeli ktoś z Was ma za zadanie zbudować
zespół i właśnie jest na etapie orientacji, powinien pamiętać, że członkowie
zespołu potrzebują orientacji i bezpieczeństwa, by ostatecznie odnaleźć się
jako grupa i zbudować wzajemne zaufanie.
W
fazie orientacji lider ma bardzo ważna rolę do odegrania. On to bowiem nadaje
zespołowi kształt i przedstawia ideę funkcjonowania zespołu. Poza tym to on -
lider - ten zespół BUDUJE. Zasadnicza kwestią jest to, aby lider był fachowcem
w dziedzinie, w która jest w sferze zainteresowania zespołu. Członkowie zespołu
będą się zapewne czuć się podwładnymi lidera i oczekiwać od niego dostarczania
wielu fachowych informacji. Oczywiście lider nie musi być omnibusem w każdej
dziedzinie. Ma prawo czegoś nie wiedzieć. Ma prawo mieć wątpliwości. Ale
powinien się nimi dzielić.
To dzięki staraniom lidera zespół nabiera
określonego kształtu, formują się związki, relacje i struktury wewnętrzne.
Zadaniem lidera jest zapewnienie zespołowi INFORMACJI - jasno, rzeczowo skonstruowanych
porządkujących działania zespołu, warunki jego działania, założenia procesu,
uwarunkowania czasowe, merytoryczne, itp. Lider WYJAŚNIA cel wspólnego zadania oraz kontekst
współpracy. I co ważne NIE
ZMIENIA zdania, a jeżeli zmienia zdanie, pojawiają się nowe okoliczności, to
natychmiast NAŚWIETLA sytuację zespołowi. Dzięki temu BUDUJE ZAUFANIE i DOBRĄ
ATMOSFERĘ WSPÓŁPRACY. Oczywiście lider zespołu to nie jest "dobry
wujek", ale przełożony. Dla dobra współpracy powinien jednak starać się
zachować dystans. Na tym etapie jest to po prostu konieczne, a i później
wskazane. Zespół nie powinien być traktowany przez jego członków jak
"jedna, wielka rodzina". To może jest miłe, ale nieekonomiczne. W
najlepszych rodzinach pojawiają się zgrzyty i trzaski. Wiadomo, jak to jest. W
każdym razie zespół jako przestrzeń realizacji zawodowych jest ŚRODOWISKIEM PRACY i ma przynieść ZYSK ekonomiczny.
Lider
powinien jasno określić, jakich kompetencji oczekuje od członków zespołu, jakie
umiejętności muszą już posiadać, a jakie wypracować w późniejszym terminie.
Każda z osób mających wejść w skład zespołu powinna po prostu wiedzieć, czego i
w jakim zakresie się od niej oczekuje. No pewnie, że natychmiast pojawią się
glosy "a może to,
tamto, wolałby nie, wolałbym inaczej, tego pewnie się nie nauczę",
itd. Pojawi się OPÓR. Lider w tej
fazie może ten opór TOLEROWAĆ, bo
jeszcze ma trochę czasu na zbudowanie autorytetu i dystansu władzy. Później
może mu jednak zabraknąć tego czasu i możliwości..
Już
na tym etapie lider musi zająć się motywowaniem :) Smutne to, ale prawdziwe i
jeszcze nie takie trudne. Nowe zadania, nowe struktury same pobudzą zespół do
aktywności. Człowiek jest ciekaw nowego :) Lider jednakże mógłby przecież
podkreślić swoją WIARĘ w możliwości i kompetencje grupy. Ta
wiara, wsparcie psychologiczne, na poziomie emocjonalnym, są bardzo ważne. Bo
jak się starać (po co?) skoro lider "olewa sprawę", "nie
widzi w tym większego sensu", "uważa, że jesteśmy do niczego",
itp. To lider i jego postawy są punktem odniesienia dla członków zespołu. Po
prostu: JAKI LIDER, TAKI ZESPÓŁ.
Faza
konfliktu i zajęcia pozycji charakteryzuje się tym, że nawiązują się pierwsze
relacje wewnątrz zespołu i każdy, wchodzący w jego skład, zajmuje pewną
określoną pozycję. Oczywiście pojawiające sie relacje i związki nie mają
jeszcze charakteru oficjalnego. Być może decyzje formalne, podejmowane przy
rozdzielaniu zadań przez lidera, staną w opozycji do tych nieformalnych
relacji. I może to przebiegać relatywnie bezproblemowo, o ile członkowie
zespołu znają się z jakiegoś innego kontekstu lub jeśli role wynikające z
zadania lub statusu są od samego początku dla nich zrozumiałe. Ponieważ ta faza
może być przyczyną jawnych lub cichych rywalizacji i konfliktów, niekiedy
podejmuje się decyzję poprowadzenia badań socjometrycznych, na podstawie
których można wnioskować o trwałości i temperaturze pojawiających się relacji.
Tworzą się przecież nieformalne podgrupy,
wykraczające poza samą fazę poznania się. Te grupy mogą już przecież
charakteryzować się pewnym poczuciem przynależności. Grupa akceptuje, odrzuca
lub przypisuje na nowo role, które są pożądane przez pojedynczego uczestnika. W
gromadzie o "jakimś" poczuciu tożsamości, przynajmniej teoretycznie
liczy się przede wszystkim interes grupy. Powstają zatem kryteria porządkowe,
które są na przykład konsekwencją wniesionego statusu, umiejętności, zachowania
i przyjmowanych postaw. I uwaga - ujawniają się nieformalni liderzy, czy po
prostu jednostki o silnej potrzebie władzy, bądź potencjale przywódczym. W
każdym razie, w tej fazie budowania zespołu sytuacją typową jest testowanie
ustalonych lub nadanych na początku zasad i reguł. Cel - to sprawdzenia ich
rzeczywistej stabilności i działania. Co ważne "testującym" jest
każdy zaangażowany w proces tworzenia zespołu. Czym zainteresowany jest taki
"testujący"? Zastanawia się nad swoją pozycją w
zespole, porównuje się z innymi osobami, oraz pyta o relacje z
liderem i jego kompetencje. To główne obszary jego zainteresowań. Co ciekawe i
ważne, warto zwrócić uwagę na doświadczenie członków zespołu, nie tylko
doświadczenie zawodowe, ale także przyjrzeć się im pod kątem pełnionych dotąd
ról społecznych. Większość osób preferuje prezentowanie się w swoich
dobrze znanych rolach i wzorach zachowań. I próbuje włączyć jak najwięcej z
nich w nowo powstającą "kulturę" zespołu.
I co
ma robić lider znalazłszy się w fazie konfliktu? Konflikt na tym etapie to
swoista próba sił - lider jest przecież tak samo zaangażowany jak pozostali.
Często sam staje się celem prowokacji, które są sprawdzianem dla jego
kompetencji, odporności psychicznej, przestrzegania reguł i zasad. Osoby o
potencjale przywódczym, czy też parciu na władzę konkurują z kierownikiem
kwestionując jego pozycję. Nie jest to regułą, ale tak się zdarza. Nie oznacza
to, że konfliktów należy za wszelką cenę unikać. Dzięki nim możliwe jest
tworzenie się reguł postępowania w podobnych sytuacjach.
Lider
może się spodziewać: testów na autorytet, testów kompetencyjnych, pytań
odnoszących się do metod i zachowań. Niektórzy uczestnicy będą chcieli
podkreślić swoje znaczenie w grupie i udowodnić własną wartość. Lider może
uznać ich kompetencji, bo to jest ważne i zalecane, ale nie powinien pozwalać
na przejęcie kontroli nad procesem budowania zespołu. Lider musi zatem dysponować nie tylko odpornością
psychiczną, być ustabilizowany emocjonalnie, ale i mieć wysoce rozwinięty
talent społeczny. Musi bowiem jasno komunikować członkom zespołu, że
rozumie ich odmienne potrzeby i zainteresowania, że akceptuje ich różnorodność.
No i musi umieć z tej różnorodności coś twórczego stworzyć. Lider musi również umieć przewidzieć potencjalne zagrożenia,
sytuacje, konsekwencje, ponieważ powinien zapobiegać
konfliktom, a nie je łagodzić. A to oznacza, że głównym zadaniem lidera
jest jasne przedstawianie wszystkim członkom zespołu procesów i wydarzeń, które
- niewłaściwie zrozumiane - mogą w jego opinii negatywnie wpłynąć na
współpracę.
Kiedy
już wszystkie konflikty zostały omówione i w większości rozwiązane, zespół
wchodzi w kolejną fazę rozwoju, która zwie się fazą zaufania. Ta faza
charakteryzuje się tym, że następuje wzrost solidarności zespołu,
zintegrowania, otwartości. W rozmowach ze współpracownikami członkowie zespołu
podejmują często tematy prywatne, szukają porady z czysto ludzkich przyczyn. To
etap kreowania i podtrzymywania dobrych relacji, tworzenia sprzyjającego
klimatu.
Doświadczanie
zaufania i wypowiadanie się bez lęku na forum grupy jest istotnym krokiem w
rozwoju zarówno zespołu jak i poszczególnych osób.. Ta umiejętność nabyta w tej
konkretnie fazie przenosi się często i na codzienne sytuacje w prywatnym życiu. Chodzi
więc o to, by zwrócić się w stronę relacji i wymagań spoza grupy, poprzez
nawiązanie kontaktu z osobami spoza kręgu zaufanych osób i ponowne nadanie
znaczenia tematom zawodowym. Wykorzystany
zostaje tutaj mechanizm nadawania znaczenia i wartości działaniom, postawom,
osobom, które stają się w pewnym sensie znane, swoje, bliskie, z którymi możemy
utożsamić się i uznać za dobre. Takie wykreowanie wzajemnego zaufania jest
podstawą autoidentyfikacji z zespołem. Jednak, to wyjście poza krąg zaufania jest przez uczestników
odbierane ambiwalentnie. Istnieje
bowiem ryzyko, że niektórzy porzucą wizję zadania na rzecz wizji kreowania
relacji i dobrej atmosfery w zespole. No i istnieje ryzyko przemieszania prywatności
z życiem zawodowym, co niesie niekoniecznie dobre konsekwencje, szczególnie zaś
wtedy, kiedy zespół powstał/powstaje na określony przedział czasu. Ryzyko w tej fazie procesu
budowania zespołu wiąże się właśnie z tym odmiennym podejściem do relacji oraz
ich funkcji. Dlatego tak ważne jest jasne formułowanie celów i założeń w
początkowych fazach. Tutaj musi zaistnieć poczucie pewności i pewnej
stabilizacji. To bardzo ważny etap, ponieważ odwołuje się do naprawdę mocno
delikatnej sfery uczuć i emocji. Jeżeli wyraźnie nie zostanie powiedziane: relacje
relacjami, ale mamy robotę do wykonania, i te słowa nie znajdą
odzwierciedlenia w działalności zespołu - jednostki bardziej wrażliwe mogą
poczuć się oszukane. I co wtedy?
Na
co powinien uważać lider w fazie zaufania? Można byłoby sądzić, że w tej fazie
nie kryje się żadne niebezpieczeństwo, bo to faza otwartości, współpracy,
wzajemnego zaufania, zawiązywania się relacji i budowania tożsamości, czyli
więzi społecznych. Nic, tylko poddać się biegowi zdarzeń. Niestety, lider musi
CZUWAĆ.
Właśnie
osiągnięta nowa i dobra atmosfera pracy na pewno jest sukcesem lidera. Świadczy
o tym, że właściwie dobrał zespół pod kątem przyszłej współpracy i
zaangażowania - w aspektach osobowościowych oczywiście. Jednakże takie
odwoływanie się do "miękkich" uwarunkowań współpracy wciągnie też
samego lidera zespołu. Przecież jest człowiekiem (już tyle razy to powtarzałam
;) i on także podatny jest na ów... czynnik "emocjonalny". Jednakże
granica między kierującym zespołem a jego członkami nie może się rozmywać.
Dystans władzy powinien zostać zachowany! Może się bowiem zdarzyć tak, że nagle
realizacja zadań przestanie być kluczowym działaniem zespołu. Ktoś musi
zachować jasność i trzeźwość myślenia, aby kontrolować sytuację i we właściwy
sposób we właściwym momencie zareagować. Uczucia i emocje niekoniecznie
sprzyjają podejmowaniu dobrych decyzji. A dobre serce tym bardziej. Miłość,
przywiązanie i czułość lider powinien zarezerwować dla swoich najbliższych.
W
tej fazie lider ma szansę na zajęcie roli moderatora, ale powinien równocześnie
wzmacniać fachowe kompetencje członków zespołu. Nie powinien również zapominać
o pojawiających się w zespole konfliktach. To, że zespół wszedł w fazę zaufania
nie oznacza, że konfliktów nie ma. One są. I będą się pojawiać na przestrzeni
całego życia zespołu. Lider nie powinien spocząć na laurach i być w
przekonaniu, że na tym etapie jego podwładni sami rozwiążą swoje problemy, bo
już potrafią to robić. Nie, nie, nie. Problemy mogą przyczynić się do tego, że
powstaną w zespole podgrupy, wewnątrz których to zaufanie zakwitnie, ale
pomiędzy sobą będą konkurować. To ryzykowne. Czy tego lider oczekuje? Być
może niezbędne będzie ponowne przejście przez fazę konfliktu. Może to jednak
wywołać duży opór ze strony podgrup. A zatem... Chyba zdecydowanie lepiej nie
ulegać przesympatycznej atmosferze.
Kiedy
reguły i normy grupowe są przez wszystkich zainteresowanych otwarcie
komunikowane i respektowane oraz panuje równowaga pomiędzy potrzebami
jednostki, interesami grupy i wymaganiami związanymi z zadaniami, to wszelkie
działania realizowane są w sposób efektywny i sprawny. To oznacza, że zespół
wszedł w czwarty etap charakteryzujący się konstruktywną współpracą.
Każdy
członek zespołu już zna swoje miejsce w strukturze, zna swoje obowiązki i wie,
jak je wykonywać. Konflikty są szybko i w porę rozwiązywane, a jednostka czuje
się akceptowana przez resztę grupy. Taka atmosfera stwarza możliwość rozwoju
własnych umiejętności. Zresztą takie parcie na rozwój i wzmacnianie
umiejętności są stymulowane przez lidera (przynajmniej powinny być :) Zespół
potrafi się kontrolować się, jest już przecież wystarczająco dojrzałą
strukturą. Coraz częściej widoczny jest efekt synergii. Kultura zespołu jest
dobrze wypracowana, konflikty rozwiązywane są otwarcie, oddziela się
problemy od osób - nie ma ataków personalnych. Własny obraz zespołu / grupy
jest pozytywny, co więcej zwiększa się gotowość do integracji także w przypadku
nowych członków. Jest to najwyższy z możliwych poziom dojrzałości zespołu.
Nic tylko korzystać z jego potencjału w pełni i tak długo, jak tylko się da.
Wymaga to jednak wielkiej troski ze strony lidera.
W
przypadku lidera konstruktywna współpraca ogranicza się do obserwowania procesu
:) Lider doradza, deleguje zadania, koordynuje realizację zadań. Jest raczej
moderatorem, nie - kierownikiem. Nie nakazuje, ale proponuje. Lider ma czas na
to, aby skupić się na rozwoju osobistym, ale i poprzez właściwie dobrane
sposoby motywowania oraz dobór zadań stymuluje rozwój poszczególnych członków
swojego zespołu. Jego pozycja nie jest zagrożona, nie mniej jednak powinien być
na tyle czujny, by móc właściwie i odpowiednio reagować na zmieniające się
okoliczności.
Teoretycznie
rzecz biorąc, praca lidera na tym etapie rozwoju zespołu wygląda dość
sielankowo. Niestety, życie potrafi pisać często zaskakujące scenariusze.
Czasem konieczność wymiany jednego pracownika może zakłócić rytm pracy całego
zespołu i lider musi wykazać dość energii i samodyscypliny, aby ponownie
przeprowadzić zespół przez wszystkie etapy. To dość demotywujące. No i warto
chyba nadmienić, że przecież i lider jest systematycznie rozliczany z efektów
pracy przez swoich bezpośrednich przełożonych. Niekiedy presja jest ogromna, co
ma często przełożenie na relacje pomiędzy nim a zespołem. Niekiedy lider
zostaje przez różne okoliczności zmuszany do ponownego przeprowadzenia zespołu
przez wszystkie fazy procesu budowania. Nie jest to jednak krok do tyłu, raczej
wędrówka po spirali. Poniekąd wracamy w te same okolice, ale już na innym
poziomie zaawansowania i doświadczenia.
Faza
pożegnań jest bardzo wyraźna w przypadku zespołów projektowych, których
istnienie / żywotność kończy się wraz z wykonaniem projektu. Ponieważ odchodzą
wszyscy, nie ma potrzeby powracania do wcześniejszych etapów. W zasadzie
wystarczyłoby rozstać się w miłej atmosferze, ale warto wykorzystać tę fazę do
głębszej refleksji. I ponownego zastanowienia się nad samym procesem,
własną rolą i sposobami działania. Należałoby również upewnić się, że
członkowie zespołu opuszczają zespół nie poróżnieni jakimś konfliktem, czy
obarczeni balastem w postaci problemu. Osoby
opuszczające stary zespół nie powinny bowiem wnosić starych konfliktów do
nowych struktur, w których zapewne znajdą sobie miejsce.
Warto
też pamiętać o tym, że oprócz doświadczeń członkowie zespołu
"zabierają" ze sobą przyzwyczajenia i wpojone im prawdy
życiowo-zawodowe. Coś takiego jak zawodowe stereotypy związane z
funkcjonowaniem, pracą, stylem rozwiązywania konfliktów, modelem przywództwa,
itp. w tym konkretnie zespole. Dlatego - tak sądzę - rolą lidera jest uzmysłowienie
rozstającym się członkom zespołu celu, sensu i konsekwencji szeroko pojętej
wielokulturowości, aby byli przygotowani na zmianę, inność i potrafili szybko
zaadaptować się w nowej strukturze. Na
to lider winien poświęcić jednak więcej czasu. Faza pożegnań i rozstania
nie polega zatem tylko na powiedzeniu sobie "do widzenia", czy nawet
wygłoszeniu całej mowy pożegnalnej.
Literatura:
B. Kożusznik, Zachowania
człowieka w organizacji, PWE Warszawa 2007
J.R. Katzenbach, D.K. Smith,
Siła zespołów. Wpływ pracy zespołowej na efektywność organizacji, Oficyna
Ekonomiczna, Kraków 2001
W. Bańka, Zarządzanie
personelem – teoria i praktyka, Wyd. Adam Marszałek, Toruń 2000
E. Jędrych, Zarządzanie
zasobami ludzkimi dla menedżerów średniego szczebla, Oficyna a Wolters Kluwer
business, Kraków 2007
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz